退職届の書き方完全ガイド！手書き・PC別の例文や封筒マナーを徹底解説

転職やキャリアチェンジの決断を下した際、避けて通れないのが「退職届」の作成と提出です。退職の意思を伝える手続きは、これまでの会社生活を締めくくり、新たな一歩を気持ちよく踏み出すための重要なビジネスコミュニケーションでもあります。しかし、いざ準備を始めると「手書きとパソコン作成のどちらがよいのか」「退職願と何が違うのか」「封筒の書き方や提出のタイミングは？」など、細かな作法に頭を悩ませる方も少なくありません。

書式や手順に不備があると、受理が遅れたり、職場との間で思わぬトラブルに発展したりするケースもあります。本記事では、手書き・パソコン作成それぞれの文面テンプレートから、正しい封筒マナー、会社都合と自己都合における退職理由の書き分けまで、失敗しないための全手順をわかりやすく解説します。

📌 【この記事の重要ポイントまとめ】

• 要点1：退職願（打診・合意形成）と退職届（確定後の正式通告）の法的な違いを把握し、提出順序を守ることが大切。
• 要点2：手書き・PC作成どちらも有効。文面は「一身上の都合」を原則とし、縦書き・横書きの定型フォーマットに沿って作成する。
• 要点3：白無地の封筒選びや三つ折りの封入マナーを徹底し、就業規則に応じた適切なタイミングで提出して円満退職を目指す。

【違いを整理】退職届と退職願の違いとは？提出前の必須知識

退職の手続きを進めるうえで、最初に理解しておきたいのが退職届と退職願の違いです。両者は名前が似ていますが、法律上の性質や効力が大きく異なります。

「退職願」は、「会社を辞めたいので契約を合意解除してほしい」と申し出るための書類です。会社側が承諾するまでは原則として撤回が可能であり、直属の上司へ退職の相談を持ちかける段階で提出します。

一方、「退職届」は、「○月○日をもって退職します」と労働契約の解除を一方的に通告する書類です。退職日が正式に確定した後に提出するものであり、会社側の承諾を必要とせず、特別な事情がない限り自己都合での撤回は認められません。なお、会社から退職を勧奨された場合や倒産・リストラなどの会社都合退職では、基本的に退職届を出す必要はありません。誤って「一身上の都合」と書いた退職届を提出してしまうと、失業保険の給付制限などで不利益を被る恐れがあるため注意してください。

【そのまま使える】退職届テンプレートと文面の基本構成

退職届の本文は、長々と理由を述べるのではなく、必要事項を過不足なく記載する定型文を用います。ここでは一般的な自己都合退職における縦書き・横書きの文例を紹介します。

縦書きの例文（手書き・パソコン共通）

日本のビジネス慣習において最もフォーマルとされる形式です。便箋や白紙の右端から順に記述します。

【1行目】中央やや上に「退職届」
【2行目】下部に「私事、」（または「私儀、」）
【3行目】「このたび、一身上の都合により、2026年○月○日をもって退職いたします。」
【4行目】提出日「2026年○月○日」
【5行目】所属部署名と氏名（氏名の下に押印）
【6行目】宛名「株式会社○○ 代表取締役社長 ○○ ○○ 殿」

横書きの例文（パソコン作成向き）

近年、IT企業や外資系企業を中心に広く受け入れられているレイアウトです。

【最上部中央】「退職届」
【右上】提出日（2026年○月○日）
【左上】宛名（株式会社○○ 代表取締役社長 ○○ ○○ 殿）
【右上（宛名より下）】所属部署名・氏名（押印）
【本文】「私事、このたび、一身上の都合により、2026年○月○日をもって退職いたします。以上」

退職理由書き方の基本は、どのような転職理由であっても「一身上の都合」と書くことです。会社に対する不満や詳細な事情を書く必要はありません。フォーマットを整える際は、上記のような標準的な退職届テンプレートを踏襲することで、無用な摩擦を避けられます。

手書き作成とパソコン作成の選び方｜ペン選びから用紙規定まで

「退職届は手書きでなければ失礼にあたるのか？」という疑問を持つ方は少なくありません。現代のビジネスシーンでは、退職届手書きと退職届パソコンのどちらで作成しても法的な効力に差はありません。

手書きの場合は誠意が伝わりやすいと捉える年配の上層部もいるため、伝統的な社風の企業では手書きが無難な選択肢となります。手書きで作成する場合の退職届ペン選びでは、黒の万年筆またはゲルインクボールペン（0.5mm〜0.7mm程度）が最適です。にじみやすい水性ペンや、ビジネス文書にふさわしくない消せるボールペン（フリクション等）、油性マジックの使用は厳禁です。

一方、パソコンで作成する場合は、文字の読みやすさや修正のしやすさがメリットです。フォントは明朝体（MS明朝、游明朝など）を使用し、文字サイズは10.5〜12ポイントに設定します。用紙は白無地のA4またはB5コピー用紙を使用し、印刷後に氏名の横へ認印または実印（シャチハタ不可）で捺印します。自社の就業規則に指定のフォーマットがないか事前に確認しておくと確実です。

【失敗しない封筒マナー】白封筒の書き方と正しい折り方・入れ方

書類本体が完成したら、封筒の準備に移ります。茶封筒は事務用・請求書用という印象が強いため、中身が透けない二重構造の退職届白封筒（郵便番号枠なし）を用意するのが基本マナーです。用紙がA4サイズなら「長形3号」、B5サイズなら「長形4号」の封筒が適しています。

退職届封筒書き方のルールは以下の通りです。

・表面：中央やや上部に「退職届」と縦書きで大きく明記します。
・裏面：左下に自分の所属部署名とフルネームを記載します。手渡しする場合は住所の記載は不要です。
・折り方：用紙をきれいな三つ折りにします。下側を先に内側へ折り、その上に上側を重ねます。
・入れ方：封筒の裏面から見て、用紙の右上の角（書き出し部分）が封筒の右上に来る向きで入れます。
・封締め：手渡しする場合は、その場ですぐ確認できるよう封を糊付けしないのが一般的です。封かんテープが付いている場合も剥がさず、フタを折るだけに留めます（郵送時は糊付けして「〆」を記入）。

いつ出すのが正解？提出のタイミングと円満退職のポイント

法的には民法第627条により「退職の申し出から2週間を経過することで雇用契約が終了する」と定められています。しかし、業務の引き継ぎや後任の採用計画を考慮すると、提出のタイミングは退職希望日の1〜2カ月前（企業の就業規則に準拠）に設定するのが現実的です。

円満退職のポイントは、突然退職届を突きつけるのではなく、段階を踏んでコミュニケーションを取ることです。

まずは直属の上司に「今後のキャリアについてご相談があります」とアポイントを取り、口頭や退職願で退職の意向を伝えます。退職日や引き継ぎスケジュールが会社と合意に至った段階で、正式な退職届を提出します。直属の上司を飛び越えて人事部や役員に直接提出することは、現場の混乱を招くため避けてください。最終出社日まで責任を持って業務を引き継ぐ姿勢を示すことが、後腐れのない関係構築につながります。

【退職届の書き方】に関するよくある質問（FAQ）

Q1：退職届と退職願、どちらを先に提出すべきですか？
A1：原則として「退職願」を先に提出（または口頭で相談）し、退職日や条件が確定した後に「退職届」を提出します。会社の規定で退職届のみで良いとされている場合は、事前の口頭合意後に退職届を提出します。

Q2：体調不良や人間関係が原因の場合も「一身上の都合」と書くべきですか？
A2：自己都合による退職である限り、詳細な理由は記載せず「一身上の都合」と書くのが通例です。具体的な理由を文書に残すと不要なトラブルの原因になることがあるため、定型表現にとどめるのが無難です。

Q3：退職届を郵送で提出しても問題ありませんか？
A3：病気療養や休職中など、やむを得ない事情で対面提出が難しい場合は郵送も可能です。その際は、添え状（送付状）を同封し、トラブル防止のため内容証明郵便や簡易書留など追跡可能な方法で人事部または直属の上司宛てに送付します。

まとめ：マナーを守ったスマートな手続きで次のステージへ

退職届の作成は、これまでの勤務先への感謝を示し、社会人としてのけじめをつけるための大切なプロセスです。手書き・パソコン作成それぞれの形式を正しく理解し、封筒の選び方や文面の作法を押さえておくことで、無用なトラブルを防ぎスムーズに手続きを完了できます。

会社の就業規則をあらかじめ確認したうえで、適切なタイミングと誠意あるコミュニケーションを心がけ、自信を持って次のキャリアへと進んでいきましょう。 （出典: 退職 届 書き方（Yahoo!ニュース））